E-Mail-Zustellbarkeit 2025: Warum Nachrichten nicht mehr ankommen

E-Mail-Zustellbarkeit wichtiger als je zuvor

E-Mail gehört zu den zuverlässigsten Kommunikationsmitteln im Internet. Es ist gleichzeitig eines der misstrauischsten. So gut wie alles, was wir über Support, Rechnungen, Angebote oder Ticket-Updates kommunizieren, geschieht fast immer über E-Mail.

Dennoch reicht oft eine kleine Anpassung im Hintergrund aus, um das Gefühl zu erzeugen, dass E-Mail unzuverlässig ist. Genau das stellen viele Teams zurzeit fest. Es sind immer mehr Äußerungen zu hören wie „Immer mehr Nachrichten landen im Spam“ oder „E-Mails kommen gar nicht mehr an“.

Dieses Phänomen ist das Resultat von zwei parallelen Entwicklungen und nicht nur eines einzelnen Problems. Erstens: Die großen E-Mail-Anbieter prüfen die technischen Grundlagen heute viel strenger als in der Vergangenheit. Zweitens nehmen sie Inhalte und das Verhalten der Empfänger aggressiver wahr. Die Botschaft ist klar: E-Mail-Zustellbarkeit wird 2025/2026 ein Engineering-Thema sein.

Warum sich Spam heute anders anfühlt als früher

Viele Menschen denken bei Spam an einen Ordner im Postfach. Technisch betrachtet trifft ein Provider jedoch zwei völlig unterschiedliche Entscheidungen.

1. Stufe 1: Wird die E-Mail überhaupt angenommen?

   Das ist vergleichbar mit einem Postboten an der Haustür. Wenn die Technik nicht stimmt, kann Gmail eine Nachricht bereits beim Zustellversuch ablehnen.

2. Stufe 2: Wenn die E-Mail angenommen wird, wo landet sie dann?
   Im Posteingang oder im Spam Ordner.

Früher wurde die erste Entscheidung quasi ignoriert. Die E-Mail wurde angenommen und ggfls. im Spam einsortiert. Heute wird genau diese erste Stufe deutlich strenger behandelt.

Das ist entscheidend, weil sich das Problem für Absender dadurch anders anfühlt. Statt „schlechterer Platzierung“ gilt nun: „Die E-Mail kommt gar nicht an“.

Diese Entwicklung ist zentral für das Verständnis der aktuellen Situation.

Quellen:
- PowerDMARC Gmail Enforcement
- EmailLabs Gmail Enforcement 2025

Die Gmail Enforcement Phase

Google hat bereits 2024 neue Anforderungen für E-Mail-Absender eingeführt, insbesondere für sogenannte Bulk-Sender, also Absender mit größerem Versandvolumen.

Der signifikante Unterschied seit November 2025 liegt in der Durchsetzung. Gmail kontrolliert diese Anforderungen nun deutlich strenger.

Das bedeutet konkret
Wer die technischen Mindestanforderungen nicht erfüllt, bekommt eine schlechtere Inbox-Platzierung oder wird vollständig abgelehnt.

Dabei unterscheidet Gmail zwischen zwei Fällen:

Temporäre Ablehnung
Die Nachricht wird nicht angenommen, kann aber später erneut zugestellt werden. Sie verzögert sich.

Permanente Ablehnung
Die Nachricht wird abgewiesen und kommt nicht an, bis das zugrunde liegende Problem behoben ist.

Diese Verschärfung ersetzt das frühere Muster „landet halt im Spam“ zunehmend durch „wird gar nicht mehr angenommen“.

Wichtig dabei ist eine klare Einschränkung
Diese Regeln betreffen E-Mails an persönliche Gmail-Postfächer. Die interne Kommunikation innerhalb von Google Workspace-Unternehmensdomains ist davon nicht betroffen.

Quellen:
- PowerDMARC Gmail Enforcement
- EmailLabs Gmail Enforcement 2025

Was ist ein Bulk Sender

Der Begriff „Bulk-Sender“ klingt nach Newsletter-Versand. In der Praxis kann diese Einstufung jedoch deutlich schneller erfolgen.

Schon Support-Kommunikation, größere Onboarding-Sequenzen oder eine Mischung aus transaktionalen und marketingähnlichen E-Mails können ausreichen.

Gmail betrachtet grob folgendes Kriterium
Wer innerhalb von 24 Stunden in die Nähe von 5.000 E-Mails an persönliche Gmail-Accounts kommt, kann als Bulk-Sender eingestuft werden.

Dabei zählt Gmail nicht einzelne Absenderadressen, sondern die übergeordnete Domain. Wenn du beispielsweise über main-domain.de und promotions.main-domain.de versendest, kann das zusammen bewertet werden.

Wichtig ist außerdem
Diese Einstufung ist keine Strafe. Sie ist eine Kategorisierung. Wer einmal als Bulk-Sender gilt, wird dauerhaft als solcher behandelt und entsprechend strenger bewertet.

Quellen:
- PowerDMARC Gmail Enforcement
- EmailLabs Gmail Enforcement 2025

Die technische Grundlage der Zustellbarkeit

In jeder Diskussion über Zustellbarkeit tauchen drei Begriffe auf: SPF, DKIM und DMARC. Sie wirken kompliziert, sind vom Grundprinzip her aber leicht zu verstehen. Man kann sich E-Mail wie einen klassischen Brief vorstellen:

• Auf dem Umschlag steht ein Absender

• Der Brief wird von einem Postamt eingeliefert

• Der Empfänger muss entscheiden, ob der Absender echt und vertrauenswürdig ist.

SPF

SPF ist eine Allow List im DNS. Du legst fest, welche Server überhaupt berechtigt sind, E-Mails im Namen deiner Domain zu versenden. Sendet jemand im Namen deiner Domain über einen Server, der nicht in dieser Allow List steht, wirkt das wie Absender Fälschung.

DKIM

DKIM ist eine digitale Signatur. Sie bestätigt, dass der Inhalt der E-Mail unterwegs nicht verändert wurde und dass sie wirklich von einem autorisierten System stammt. Wenn SPF sagt „dieser Server darf senden“, sagt DKIM „diese E-Mail ist echt und unverändert“.

DMARC

DMARC ist die Regelinstanz. Du legst fest, was passieren soll, wenn SPF oder DKIM nicht korrekt sind. Der Nutzen ist zweifach:

• Schutz vor Missbrauch deiner Domain

• Konsistentere Bewertung durch E-Mail-Provider

Alignment

Das häufig übersehene Detail Alignment bedeutet, dass die Domain, die der Empfänger sieht, zu der Domain passt, die technisch bestätigt wird. Einfach gesagt: Der Name auf dem Klingelschild muss zum Ausweis passen.

Es ist möglich, dass SPF und DKIM korrekt sind, sich aber auf eine andere Domain beziehen als die sichtbare Absenderadresse. In diesem Fall gilt die E-Mail als nicht aligned und fällt durch DMARC.

Zusätzlich erwartet Gmail weitere technische Grundlagen

• Verschlüsselte Übertragung per TLS

• Saubere Reverse DNS Einträge

• Formal korrekte E-Mail-Struktur

Diese Punkte sind Voraussetzung, nicht Optimierung.

Quellen:
- PowerDMARC Gmail Enforcement
- Google Sender Guidelines

Warum E-Mails trotz perfekter Technik im Spam landen können

Besteht eine E-Mail alle technischen Prüfungen, beginnt die zweite Bewertungsstufe: Inhalt Muster und Verhalten. Gmail fragt dann nicht mehr „darf diese E-Mail kommen“, sondern „wollen Empfänger diese E-Mail wirklich“.

Drei Faktoren sind hier besonders entscheidend:

Spam Beschwerden

Wenn Empfänger aktiv auf „Als Spam markieren“ klicken, ist das eines der stärksten Negativsignale. Schon geringe Beschwerdequoten können die Zustellbarkeit massiv verschlechtern.

Abmeldung

Für Marketing E-Mails erwartet Gmail eine einfache One Click Abmeldung. Fehlt sie oder ist sie umständlich, klicken Nutzer häufiger auf Spam statt auf Abmelden.

Engagement

Öffnen Antworten oder sofortiges Löschen. Antworten sind ein stark positives Signal. Ungelesenes Löschen oder Ignorieren wirkt langfristig negativ. Deshalb kommen Antworten innerhalb bestehender Konversationen oft besser durch als Erstkontakt E-Mails. Das ist Statistik, keine Magie.

Quellen:
- EmailLabs Gmail Enforcement 2025
- Google Postmaster Guidelines
- Google Sender Guidelines

Warum Support-E-Mails ein leichtes Ziel sind

Support-Systeme automatisieren die Verarbeitung von E-Mails. Genau das macht es komplizierter. Support-Nachrichten enthalten oft lange E-Mail-Historien, viele Links, wechselnde Betreffzeilen, Anhänge und wiederkehrende Textbausteine.

Es kommen technische Metadaten hinzu, die für Empfänger unsichtbar sind, aber dennoch in die Bewertung einfließen. Oft sind es nicht die bedeutenden Fehler, sondern die kleinen Dinge, die sich summieren und Probleme verursachen.

Statt Filtern einfach abzuschalten, sind Transparenz über erkannte Spam-Nachrichten, unkomplizierte Korrekturen als „Kein Spam“ und eine kontinuierliche Optimierung basierend auf realen Fehlklassifikationen sinnvoller.

Ein pragmatischer Weg zu einer besseren Zustellbarkeit

Zustellbarkeit funktioniert ähnlich wie Fitness. Wenige Basics erzielen den größten Effekt.

Die technische Grundlage sollte ordentlich umgesetzt werden. SPF schlank, DKIM richtig ausgerichtet, DMARC mindestens im Monitoring-Modus aktiv.

Die Kommunikation im Marketing und die im Support sollten getrennt betrachtet werden. Marketing generiert eher Beschwerden, während Support oft Antworten liefert. Separate Domains oder Subdomains bewahren die Reputation.

Inhalte sollten mit Bedacht entschärft werden. Reduziertes HTML, weniger Links, keine überflüssigen Anhänge. Aktives Fördern von Antworten ist entscheidend.

Beobachten ist wertvoller als raten. Die Google Postmaster Tools bieten präzise Daten. Spam-Ordner im Internet sorgen für mehr Klarheit. Es sollte einfach sein, Korrekturen vorzunehmen.

Schlussfolgerung

Gmail macht die Inbox strenger, aber auch einheitlicher. Es ist unbequem, aber verständlich, dass die Verschärfung Ende 2025 kommt. Bereits kleine Konfigurationsfehler können heute echte Zustellprobleme verursachen.

Eine nachhaltige Verbesserung der Zustellbarkeit ist möglich, wenn man SPF, DKIM und DMARC sauber aligned, Marketing von Support trennt und das Empfängerverhalten ernst nimmt. E-Mail bleibt ein essenzieller Kanal, aber 2025 wird nicht mehr funktionieren, was jahrelang nur „irgendwie“ lief.

Support-Kommunikation kann durch Plattformen wie ZYBR, die sie technisch sauber strukturieren und transparent auswertbar machen, erheblich verbessert werden. So kann Zustellbarkeit nicht dem Zufall überlassen, sondern systematisch gesteuert werden.